Aprobada por el Órgano de Administración
01.12.2023
ÍNDICE
- Definiciones
- Introducción
- Finalidad
- Ámbito de aplicación
- Principios y garantías del Sistema Interno de Información
- Denuncias fraudulentas o de mala fe
- Conservación, custodia y archivo de la información
- Responsable del Sistema Interno de Información
- Medio de comunicación de las denuncias
- Contenidos y datos identificativos de las denuncias
- Procedimiento de tramitación y gestión de las denuncias
- Aprobación
- Comunicación y entrada en vigor
1. Definiciones
Organización/Compañía: Grupo Itma
Canal Interno de Información/Sistema Interno de Información/Canal de Denuncias Interno: cauce mediante el cual las personas trabajadoras deGrupo Itma así como terceros que colaboren profesionalmente con la Compañía, tendrán la posibilidad de comunicar una acción, conducta o comportamiento que pudiera derivar en la comisión de una infracción de la normativa legal vigente, así como de las políticas internas de la Compañía, en virtud de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Infracción: acción, conducta o comportamiento que conlleve la infracción del Derecho de la Unión Europea o del Derecho español en relación con Grupo Itma así como de las políticas internas de la Organización.
Denuncia/Consulta: comunicación, por parte de una persona trabajadora de la Organización o de un tercero que colabore profesionalmente con ella, de una acción, conducta o comportamiento que pudiera derivar en la comisión de una infracción.
Informante/Denunciante: persona que pone en conocimiento de la Organización una acción, conducta o comportamiento que pudiera derivar en la comisión de una infracción.
Denunciado: persona contra quien se ha interpuesto una denuncia respecto de una acción, conducta o comportamiento que pudiera derivar en la comisión de una infracción.
Partes interesadas/Terceros: personas o entidades, externas o internas, que colaboran profesionalmente con la Organización y que puedan afectar o verse afectadas por una acción, decisión o actividad de la Organización.
Represalias: cualquier acción, conducta o comportamiento destinado a castigar al informante por el hecho de poner en conocimiento de la Organización una acción, conducta o comportamiento que pudiera derivar en la comisión de una infracción.
2. Introducción
La Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (Ley 2/2023, de 20 de febrero) establece la necesidad para empresas de más de 50 personas trabajadoras de contar con un Canal Interno de Información. Con la aprobación de esta ley se incorpora al Derecho español la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, incorporando dos claros objetivos de la Directiva: (i) proteger a los informantes; (ii) establecer las normas mínimas de los canales de información.
La finalidad de la norma es la de proteger a las personas que en un contexto laboral o profesional detecten infracciones penales o administrativas graves o muy graves y las comuniquen mediante los mecanismos regulados en la misma. La buena fe, la conciencia honesta de que se han producido o pueden producirse hechos graves perjudiciales constituye un requisito indispensable para la protección del informante. Esa buena fe es la expresión de su comportamiento cívico y se contrapone a otras actuaciones que, por el contrario, resulta indispensable excluir de la protección, tales como la remisión de informaciones falsas o tergiversadas, así como aquellas que se han obtenido de manera ilícita.
3. Finalidad
La presente Política de Funcionamiento del Canal de Denuncias Interno de Grupo Itma tiene como objeto especificar los criterios de uso y gestión del canal a través del cual se pueden remitir consultas y/o denuncias sobre potenciales infracciones que puedan surgir en el seno de la Compañía en el desarrollo de sus actividades.
Es voluntad de la Compañía hacer hincapié en que están estrictamente prohibidas las represalias y demás conductas perjudiciales por razón de haber interpuesto una consulta y/o denuncia actuando de buena fe.
4. Ámbito de aplicación
La presente Política resultará de aplicación a cualquier persona que informe, a través del Sistema Interno de Información previsto a tal efecto y habiendo obtenido la información en un contexto laboral o profesional, de cualquier acción, conducta o comportamiento que pudiera considerarse una infracción del Derecho de la Unión Europea o del Derecho español respecto de Grupo Itma, así como de las políticas internas de la Organización.
5. Principios y garantías del Sistema Interno de Información
La gestión del Sistema Interno de Información garantizará, respecto de cualquier actuación derivada del procedimiento, los siguientes principios:
- Principio de presunción de inocencia: el Sistema Interno de Información asegurará el derecho a la presunción de inocencia del denunciado, siendo tratado como inocente hasta que se acredite la comisión de una infracción y, en su caso, se proceda a imponer la sanción correspondiente.
- Principio de confidencialidad: el Sistema Interno de Información garantizará la confidencialidad de la identidad del informante, del denunciado y de cualquier tercero que concurra como parte interesada en la denuncia.
Las personas que, con motivo de la incoación del procedimiento de denuncia, tuvieran acceso a información relativa a terceros, estarán obligados a mantener la confidencialidad de dicha información, no pudiendo ser divulgada a terceros, a excepción de la necesidad de compartir información con las personas involucradas en el procedimiento, respetando, en todo caso, los principios de necesidad e idoneidad.
- Principio de legalidad: las infracciones investigadas, así como las sanciones que pudieran derivarse de su comisión, deberán resultar ajustadas a lo dispuesto en la normativa aplicable.
- Principio de proporcionalidad: las sanciones que pudieran ser impuestas en virtud de la comisión de una infracción deberán ajustarse a la gravedad de los hechos cometidos, evitando resoluciones arbitrarias o desproporcionadas.
- Principio de integración: todos los Sistemas Internos de Información que pudieran establecerse dentro de Grupo Itma deberán estar integrados entre sí, implementando sistemas de coordinación que aseguren la adecuación del tratamiento de los datos obtenidos a la normativa vigente, así como la garantía de utilización de los procedimientos estipulados a tal efecto.
- Principio de imparcialidad e independencia: el Sistema Interno de Información actuará con independencia del resto de estamentos de la Organización, garantizando la imparcialidad y objetividad del procedimiento y las decisiones que se pudieran derivar del mismo.
- Prohibición de represalias: el Sistema Interno de Información garantizará la protección y el apoyo necesarios a las personas involucradas en el procedimiento, excluyendo cualquier tipo de represalias respecto de las personas que, de buena fe, comuniquen hechos que pudieran ser constitutivos de una infracción.
- Protección de datos personales: el Sistema Interno de Información garantizará la protección de los derechos conferidos por la normativa vigente en materia de protección de datos respecto de todas las partes involucradas en el procedimiento.
6. Denuncias fraudulentas o de mala fe
La protección y las garantías establecidas en la presente Política estarán sujetas a que el informante interponga la denuncia actuando de buena fe, teniendo motivos razonables para entender que la acción, conducta o comportamiento denunciado pudiera derivar en la comisión de una infracción.
No obstante, aquellos informantes que trasladen deliberadamente información incorrecta o engañosa no gozarán de las protecciones y garantías establecidas en la presente Política. Además, la Organización llevará a cabo un análisis de cada procedimiento concreto, reservándose la posibilidad de imponer medidas disciplinarias frente a los informantes que actúen de mala fe.
7. Conservación, custodia y archivo de la información
Se mantendrá un registro con todas las denuncias recibidas y, en su caso, de toda la información
durante el tiempo legalmente permitido por la normativa vigente en cada momento. El citado
registro cumplirá con las medidas técnicas y organizativas de seguridad.
En virtud de lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (“LOPDGDD”) los datos del informante se conservarán en el Sistema Interno de Información únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
En todo caso, transcurridos 3 meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su cancelación del Sistema Interno de Información. Esta cancelación consistirá en el bloqueo de los datos, esto es, la reserva de los mismos con el fin de impedir su tratamiento, con excepción de su puesta a disposición de las administraciones públicas y jueces y tribunales para la atención de posibles responsabilidades durante los períodos de prescripción correspondientes, de conformidad con lo dispuesto en la normativa vigente. Tras ello, se procederá a la supresión física de los datos.
No obstante, lo anterior, transcurrido el plazo de 3 meses, los datos podrán seguir siendo tratados por la persona a quien corresponde la investigación de los hechos denunciados, no conservándose en el propio Sistema Interno de Información.
8. Responsable del Sistema Interno de Información
A fin de garantizar la finalidad y los principios de la presente Política, en consonancia con la Ley 2/2023, el Órgano de Administración de Grupo Itma nombra Responsable del Sistema Interno de Información a Vicente González Segura procediendo a notificar su nombramiento a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.).
El Responsable deberá desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los estamentos de la Organización, asegurando la imparcialidad y objetividad de los procedimientos y la toma de decisiones. En adición, deberá garantizar plenas garantías de confidencialidad y seguridad respecto de la información que reciba.
El Órgano de Administración podrá cesar al Responsable, debiendo nombrar a un nuevo Responsable y procediendo a comunicar la decisión a las personas trabajadoras de la Organización, así como a notificarlo a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.).
9. Medio de comunicación de las denuncias
Con el fin de garantizar la confidencialidad del denunciante, se ha habilitado un canal de información al que se accede a través de un enlace que se ha incorporado a la página web de la Compañía y al que se puede acceder a través del siguiente enlace:
(**)
El canal posibilita la presentación de una denuncia garantizando el anonimato del informante, así como la confidencialidad de la información proporcionada, incluyendo los datos personales respecto del denunciado y terceras personas involucradas en el procedimiento.
10. Contenidos y datos identificativos de las denuncias
El denunciante, una vez accede al canal a través del enlace proporcionado, deberá completar los siguientes campos predefinidos en relación con la infracción denunciada:
- Lugar en donde sucedió el incidente, detallando (i) Dirección, (ii) Localidad, (iii) Provincia, (iv) Código Postal y (v) Centro de Trabajo.
- Su relación con la Compañía, a elegir entre las opciones indicadas.
- Modo en el que desea presentar la denuncia, a elegir entre las opciones indicadas: anónima o confidencial. Por anónima se entenderá que el denunciante no se identificará, mientras que por confidencial se entenderá que el denunciante se identificará, pero la información acerca de su identidad no será revelada durante todo el proceso y a posteriori.
- Fecha de la denuncia.
- Delito denunciado, a elegir entre las opciones indicadas.
- Descripción de los hechos.
- Comunicación acerca de si los hechos se están produciendo actualmente o, en su caso, en qué fecha se produjeron.
- Afectados por los hechos.
- Declaración acerca de si conoce la identidad de las personas comprometidas por los hechos, a elegir entre las opciones indicadas.
- Declaración acerca de si hay algún cargo directivo involucrado en la posible infracción, a elegir entre las opciones indicadas.
- Declaración acerca de si la situación es conocida por el órgano superior, a elegir entre las opciones indicadas.
- Declaración acerca de si la posible infracción denunciada afecta a terceros relacionados con la Compañía, a elegir entre las opciones indicadas.
- Declaración acerca de si la posible infracción denunciada tiene impacto económico, a elegir entre las opciones indicadas.
- Declaración acerca de si dispone de documentación acreditativa de la posible infracción, a elegir entre las opciones indicadas.
Una vez rellenados los campos predefinidos, el denunciante, antes de enviar la comunicación, deberá marcar dos casillas, en las que se indica lo siguiente:
- Que la información enviada será utilizada únicamente para el trato de la denuncia concreta y en cumplimiento con lo dispuesto en la presente Política.
- Que ha leído y acepta los términos expuestos en la presente Política.
11. Procedimiento de tramitación y gestión de las denuncias
Una vez presentada la denuncia, será recibida por el Responsable del Sistema Interno de Información, el cual se encargará de efectuar un análisis preliminar de los hechos denunciados y decidir acerca de la admisión a trámite de la denuncia. En este análisis preliminar, el Responsable valorará los indicios de la infracción denunciada y, en consecuencia, decidirá sobre la conveniencia de iniciar o no una investigación. Por consiguiente, esta primera fase del procedimiento finalizará, previo informe justificativo de la decisión adoptada, con dos posibles resoluciones:
- Denegación de la admisión a trámite de la denuncia, comunicando la decisión tanto al denunciante como al denunciado.
- Admisión a trámite de la denuncia e inicio de la fase de investigación. El Responsable abrirá las diligencias de investigación que estime necesarias para confirmar la veracidad de los hechos denunciados. Una vez concluida la fase de investigación, el Responsable formulará por escrito una propuesta de resolución indicando, en su caso, las medidas y/o sanciones a aplicar en cada supuesto, que será remitida al Departamento de Recursos Humanos de la Compañía, encargado de la ejecución de la sanción.
Con carácter previo al inicio de la fase de investigación, el Responsable deberá informar al denunciante de (i) la recepción de la denuncia, (ii) la tramitación absolutamente confidencial de la misma, (iii) en su caso, el traslado de la denuncia al Departamento de Recursos Humanos de la Compañía para el estudio de los hechos y la imposición de sanciones. Asimismo, el denunciado deberá ser informado de (i) la recepción de la denuncia, (ii) los hechos de los que se le acusan, (iii) los departamentos y terceros que podrán ser destinatarios de la denuncia, (iv) cómo ejecutar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, de conformidad con la normativa de protección de datos.
12. Aprobación
La presente Política ha sido aprobada por el Órgano de Administración de Grupo Itma
13. Comunicación y entrada en vigor
La presente Política se comunicará y difundirá a las personas trabajadoras de la Compañía mediante la utilización de medios digitales y/o físicos. En adición, la Compañía se compromete a informar a las personas trabajadoras de nueva incorporación de la existencia de la Política.
La presente Política entrará en vigor el día siguiente al de su difusión a las personas trabajadoras de la Organización.